SEKILAS SMM ISO

1.           Apakah Organisasi ISO?

Organisasi Standar internasional yang telah diakui lebih dari 175 negara dan berdiri pada tahun 1947 di Gneva, swiss, yang bertujuan untuk mengembangkan dan mempromosikan standar-standar umum yang berlaku secara Internasional yang bertujuan untuk memajukan pengembangan standarisasi dan aktivitas yang terkait di seluruh dunia dan hasilnya berupa persetujuan internasional yang kemudian dipublikasikan sebagai standar internasional.

2.           Apakah ISO?

Perlu kita bahwa ISO bukanlah akronim, ISO merupakan makna kecil (short form) organisasion Standar Internasional. ISO diambil dari bahasa Yunani "ISOS" yang berarti "sama" seperti Isoterm (suhu yang sama) Isometric (dimensi yang sama) & Isobar (tekanan yang sama) pengunaan kata ISO untuk memudahkan penggunaannya.

3.           Worldwide Total of ISO 9001:2008

Pengguna ISO lebih dari 175 Negara diseluruh dunia pada tahun 2003 s/d 2007 : dan top 10 countries yang mengimplementasikan ISO 9001:2008 certificate China, Italy, Japan, Spain, India, Jermany, USA, UK, France, Netherlands.

4.           Apakah Stardar ISO 9001:2008?

Yang dimaksud dengan Standar adalah persetujuan terdokumentasi yang berisi spesifikasi dan kriteria lainnya dan kreteria lainnya untuk digunakan secara konsisten sebagai peraturan, petunjuk atau definisi karakteristik untuk memastikan bahwa material dan produk dalam hal ini produk yang dimaksud Jasa layanan Pendidikan, proses dan layanan sesuai dengan tujuannya. Saya contohkan kartu kredit, kartu telephone, dan kartu lainnya sesuai standar internasional yang ditetapkan ISO dengan ketebalan optimal 0,76 mm sehingga dapat digunakan diseluruh dunia.

5.           Apa Fokus ISO 9001:2008?

Fokus ISO adalah Persyaratan minimal untuk menerapkan sistem manajemen mutu, merupakan standar sistem manajemen mutu atau standar percepatan layanan bukan standar Produk, sebagai acuan untuk meninjau keefektifan sistem manajemen mutu, bertujuan untuk memenuhi persyaratan pelanggan, dan dapat diterapkan untuk internal sekolah, organisasi, lembaga, kelompok untuk memperoleh  sertifikasi atau tujuan kontrak.

6.           Apa Terminologi dan Definisi ISO 9001:2008 pada dunia Pendidikan?

ISO 9001:2008 : Supplier (Pelanggan) - Organisasi (Dinas Pendidikan Kota Kediri) - Pelanggan (UPTD dan mayarakat) dan fokus ISO 9001 adalah pada "Kepuasan Pelanggan" jadi produk bukan hanya barang tapi juga dapat berarti JASA Layanan Mutu. Untuk itu ISO 9001:2008 diakui serta dijadikan standar prasyarat minimal menuju standar mutu layanan yang efektif dan efisien di Organisasi/ lembaga.

7.           Alasan Dasar Menerapkan SMM ISO 9001:2008?

Membantu organisasi, lembaga, kelompok... dalam meningkatkan mutu layanan yang fokus pada kepuasan pelanggan, mengajak organisasi lembaga, kelompok.... menganalisis persyaratan pelanggan menetapkan proses yang memberi sumbangan bagi pencapaian produk dan jasa layanan mutu yang di terima oleh pelanggan dan menjaga proses-proses ini terkendali, memberi keyakinan pada organisasi, lembaga, kelompok... dan pelanggannya bahwa sistem mampu memberikan produk dan jasa mutu layanan yang konsisten memenuhi persyaratan, memberikan kerangka kerja bagi perbaikan berkelanjutan dan meningkatkan kepuasan pelanggan serta pihak berkepentingan lainnya.

8.           Mengapa Menerapkan ISO 9001:2008 di Dinas Pendidikan Kota Kediri?

Penerapan ISO pada Organisasi/ Lembaga adalah Upaya sadar untuk memberdayakan Organisasi/ Lembaga melalui aspek mutu jasa layanan mutu dan kepuasan pelanggan.  ISO 9001:2008 adalah satu-satunya Standar Sistem Manajemen Mutu yang diakui secara Internasional dan bersifat global.

9.           Melihat Kondisi Organisasi/ lembaga pada umumnya.

A.    Tidak Memiliki Komitmen Management.                

B.    Tidak Fokus Pada Pelanggan.

C.    Tidak Memiliki Kebijakkan Mutu.                           

D.   Tidak Memiliki Perencanaan.

E.    Tidak Memiliki Sasaran Mutu pada tiap-tiap unit kerja.                             

F.    Tidak Memiliki Tanggung Jawab dan wewenang yang jelas.

G.   Tidak Memiliki Komunikasi Internal Yang Baik.    

H.   Tidak Melakukan Rapat Tinjauan Management.

I.      Tidak Memiliki Desain Pengembangan.               

J.     Tidak Memiliki Tindakkan Perbaikan.

K.    Tidak Memiliki Tindakkan Pencegahan.

Jika kondisi Organisasi/ Lembaga seperti ini sudah dapat dipastikan akan sulit berkembang apalagi untuk mendapatkan nilai tambahnya.

10.     Bayangkan Jika Kondisi Organisasi/ lembaga Seperti Berikut ini:

A.    Tidak ada instruksi kerja atau informasi tertulis               

B.    Instruksi kerja tidak di taati

C.    Tidak ada bukti atau dokumen alias hilang dan tidak terkendali                                         

D.   Rekaman sulit ditemukan

E.    Dokumen-dokumen tidak terkontrol                        

F.    Melakukan perubahan yang bukan wewenangnya

G.   Penataan didalam dan luar sekolah kurang baik                                              

H.   Meletakkan barang tidak pada tempatnya

I.      Status barang tidak jelas                                         

J.     Komplain pelanggan tidak ditanggani sampai tuntas

Organisasi/ lembaga dengan kondisi seperti ini adalah mempercepat untuk tidak tumbuh, bahkan cepat atau lambat akan tergilas dengan waktu. Mengapa demikian? Harapan-harapan masyarakat pada mutu layanan pendidikan akan terus meningkat dan semakin tinggi, jika Organisasi/ lembaga tidaklagi mampu memberikan niai lebih yaa rest in piece saja.

11.     Apa Keuntungan Menerapkan ISO 9001:2008?

A.    Adanya jaminan organisasi/ lembaga untuk menerapkan SMM yang dihasilkan sesuai dengan keinginan dan harapan-harapan masyarakat. 

B.    Setiap unit kerja mempunyai  kejelasan    tugas & tanggung jawab. Jadi dipastikan tidak akan terjadi tumpang tindih kewenangan dalam menjalankan manajemen proses perencanaan Organisasi/ lembaga.

C.    Terwujudnya ketepatan dan percepatan mutu layanan disemua unit.

12.     Keluarga ISO 9000:2008:

A.   Perubahan  yang signifikan dari versi 1994 ke versi 2000 adalah Polanya yaitu : plan - do – check - action (PDCA)

B.      Pendekatan Proses

C.     Penekanan pada kepuasan pelanggan

D.     Peningkatan berkesinambungan

E.  Penekanan peran & tanggung jawab manajemen puncak (Top Management) terhadap SMM Organisasi/ lembaga.

13.     Standar ISO 9001:2008

Dikembangkan dengan pola Pendekatan Proses (Process Approach) yaitu :

 “Suatu sistematika identifikasi dan pengaturan proses dan interaksi antar proses tersebut.” Penekanan Tujuan pada : Pencapaian Kepuasan Pelanggan Peningkatan Berkelanjutan (Continual Improvement)

14.     Apa Manfaat Penerapan SMM ISO 9001:2008?

Nilai tambah Organisasi/ lembaga dengan menerapkan SMM ISO9001:2008 adalah adanya konsistensi dalam pelaksanaan aktifitas-aktivitas di Organisasi/ lembaga dengan kemampuan tindak telusur dan pemastian mutu, adanya aspek pengendalian dan pencegahan, karena sistem :

a.    Menetapkan secara jelas tanggung jawab dan wewenang dari personal kunci.

b.    Mendokumentasikan prosedur.

c.     Adanya sistem kontrol yang tersistem (Formulir Kerja) dengan Internal Audit dan Ekternal audit  manajemen. Sehingga sekolah, lembaga, organisasi, kelompok ... akan

15.     Gunakan Prinsip “SMART” untuk mengukur Sasaran serta Target Mutu Organisasi/ lembaga:

   S   :   Spesifik (  bukan bersifat umum )

   M :   Measurable ( dapat diukur )

   A  :   Achievable ( dapat dicapai )

   R  :   Realistic ( berorientasi pada proses)

   T  :   Time Frame ( jelas kerangka  waktu pelaksanaanya )

Disarankan hindari cara berfikir yang ekstrim untuk pengembangan Organisasi/ lembaga, misalnya  Organisasi/ lembaga sangat kepingin sekali membuat ruang khusus yang disebut Space Room (ruang luar angkasa) , jika keinginan tersebut tidak realistis (anggarannya) dan tidak mungkin dicapai, maka Organisi/ lembaga tidak perlu untuk memaksakan diri.  Jadi susunlah dan ciptakan sasaran mutu Organisasi/ lembaga yang SMART dengan cara sharing dengan semua .

17.     6 Prosedur yang Dipersyaratkan oleh   SMM ISO 9001:2008;

A.    Prosedur pengendalian dokumen. (4.2.3)

B.    Prosedur pengendalian rekaman (4.2.4)

C.    Prosedur Audit Internal.(8.2.2)

D.   Pengendalian produk tidak sesuai ( 8.3)

E.    Prosedur Tindakan Koreksi (8.5.2)

F.    Prosedur Tindakan Pencegahan (8.5.3)