SEJARAH ISO ( International Organization for Standardization)

Organisasi Internasional untuk Standardisasi (bahasa Inggris: International Organization for Standardization disingkat ISO atau Iso) adalah badan penetap standar internasional yang terdiri dari wakil-wakil dari badan standardisasinasional setiap negara. Pada awalnya, singkatan dari nama lembaga tersebut adalah IOS, bukan ISO. Tetapi sekarang lebih sering memakai singkatan ISO, karena dalam bahasa Yunani isos berarti sama (equal). Penggunaan ini dapat dilihat pada kata isometrik atau isonomi.

Didirikan pada 23 Februari 1947, ISO menetapkan standar-standar industrial dan komersial dunia. ISO, yang merupakan lembaga nirlaba internasional, pada awalnya dibentuk untuk membuat dan memperkenalkan standardisasi internasional untuk apa saja. Standar yang sudah kita kenal antara lain standar jenis film fotografi, ukuran kartu telepon, kartu ATM Bank, ukuran dan ketebalan kertas dan lainnya. Dalam menetapkan suatu standar tersebut mereka mengundang wakil anggotanya dari 130 negara untuk duduk dalam Komite Teknis (TC), Sub Komite (SC) dan Kelompok Kerja (WG).

Meski ISO adalah organisasi nonpemerintah, kemampuannya untuk menetapkan standar yang sering menjadi hukum melalui persetujuan atau standar nasional membuatnya lebih berpengaruh daripada kebanyakan organisasi non-pemerintah lainnya, dan dalam prakteknya ISO menjadi konsorsium dengan hubungan yang kuat dengan pihak-pihak pemerintah. Peserta ISO termasuk satu badan standar nasional dari setiap negara dan perusahaan-perusahaan besar.

ISO bekerja sama dengan Komisi Elektroteknik Internasional (IEC) yang bertanggung jawab terhadap standardisasi peralatan elektronik. ( Sumber dari ISO)

Di era globalisasi perusahaan-perusahaan menghadapi tantangan yang sangat berat sehingga mau tidak mau harus meningkatkan daya saingnya atau mati. Globalisasi berarti suatu keterbukaan dimana dihapusnya secara bertahap segala bentuk hambatan dan persyaratan yang berimplikasi terjadinya peningkatan mobilitas manusia, barang dan jasa dari suatu negara ke negara lainnya. Dan tentu saja suka atau tidak suka, perusahaan lokalpun harus bersiap menghadapi penetrasi dari perusahaan asing.
Untuk merespon perkembangan tersebut diperlukan suatu strategi bisnis yang cerdas terutama dalam meningkatkan daya saing produk, misalnya bagaimana cara bersaing dengan produk-produk dari China yang membanjiri pasar lokal dengan harga relatif murah dan bersifat masal. Strategi bisnis yang diterapkan dapat berupa peningkatan kinerja secara internal maupun eksternal. Peningkatan kinerja secara internal salah satu upayanya dengan meningkatkan sistem manajemen perusahaannya menjadi lebih baik dan tertata.Melalui tulisan ini, kita akan mencoba mengenal lebih dekat apa itu ISO dan beberapa jenis standar ISO yang telah diterbitkan. Pada dasarnya ISO merupakan singkatan dari The International Organization for Standardization, meskipun secara teknis singkatannya menjadi IOS, namun penulisannya bakunya adalah ISO.
The International Organization for Standardization merupakan lembaga standar dunia yang dibentuk untuk meningkatkan perdagangan internasional yang berkaitan dengan perubahan barang dan jasa. Lembaga atau organisasi ini berpusat di Jenewa, Swiss. Lembaga tersebut telah banyak menerbitkan standar ISO antara lain yang paling favorit adalah ISO 9001. Tentunya, selain ISO 9001 banyak lagi jenis standar yang diterbitkan oleh The International Organization for Standardization. Dalam kesempatan ini kita akan sedikit membahas beberapa standar ISO yang umum diterapkan di perusahaan-perusahaan di Indonesia.

ISO 9001
ISO 9001 merupakan sistem manajemen mutu dan merupakan persyaratan sistem manajemen yang paling populer di dunia. ISO 9001 telah mengalami beberapa kali revisi dan revisi yang paling akhir adalah ISO 9001:2008. Salah satu ciri penerapan ISO 9001 adalah diterapkannya pendekatan proses. Pendekatan proses ini bertujuan untuk meningkatkan efektivitas sistem manajemen mutu. Pendekatan ini mensyaratkan organisasi untuk melakukan identifikasi, penerapan, pengelolaan dan melakukan peningkatan berkesinambungan (continual improvement).

ISO 14001
Berbeda dengan standar ISO 9001 yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu, maka ISO 14001 merupakan standar yang berisi persyaratan-persyaratan sistem manajemen lingkungan. Konsep yang dipakai dalam ISO 14001 pada prinsipnya sama dengan ISO 9001, yaitu perbaikan berkesinambungan hanya dalam ISO 14001 adalah dalam mengelola lingkungan.
Perusahaan yang menerapkan ISO 14001 harus dapat melakukan identifikasi terhadap aspek dan dampak lingkungan yang diakibatkan oleh kegiatan atau operasi perusahaannya terhadap aspek lingkungan. Dalam hal ini bukan hanya pengelolaan terhadap limbah atau polusi, namun juga termasuk upaya-upaya kreatif untuk menghemat pemakaian energi, air dan bahan bakar.

ISO 22000
Perusahaan makanan atau minuman dituntut untuk memperhatikan aspek kesehatan dan keselamatan pelanggannya, sehingga harus meningkatkan pengendalian kontrol internalnya terutama dalam proses produksi.
ISO 22000 merupakan suatu standar yang berisi persyaratan sistem manajemen keamanan pangan. Standar ini fokus terhadap pengendalian dalam sistem dan proses produksi produk makanan dan minuman. Setiap jenis produk baik makanan atau minuman harus dibuatkan rencana proses dan pengendaliannya. Pada dasarnya ISO 22000 tidaklah berbeda jauh dengan ISO 9001, hal yang membedakan terdapat dalam klausul 7: perencanaan dan realisasi produk dan klausul 8: validasi, verifikasi dan perbaikan sistem.

ISO/IEC 27001
Kemajuan dalam dunia teknologi informasi atau yang lebih dikenal dengan IT telah membawa perubahan yang sangat besar dalam dunia bisnis. Dimulai dengan adanya penerapan internet dalam dunia bisnis misalnya website, email sampai penggunaan jejaring sosial lainnya. Perubahan ini menjadikan dikenal adanya transaksi on-line, data-data dan informasi dalam bentuk file komputer dan sebagainya.
Pada tahun 2005, The International Organization for Standardization menerbitkan standar yang kenal dengan ISO/IEC 27001.  ISO/IEC 27001 merupakan standar sistem manajemen keamanan informasi atau dikenal juga dengan Information Security Management System (ISMS). ISO/IEC 27001 sekarang ini telah banyak diterapkan oleh perusahaan-perusahaan yang banyak menggunakan aplikasi IT dalam kegiatan bisnisnya.

ISO/TS 16949
Saya yakin Anda  telah mengenal jenis-jenis kendaraan bermotor beroda dua atau empat dengan merek-merek terkenal. Kendaraan bermotor tersebut diproduksi oleh perusahaan-perusahaan otomotif yang saat ini berkembang pesat di Indonesia. Dalam upaya menjaga “image” mereknya dimata pelanggan, perusahaan otomotif tersebut harus menjaga mutu produknya.
Upaya perusahaan otomotif dalam menjaga mutu produk salah satunya dengan menerapkan ISO/TS 16949. Pada dasarnya ISO/TS 16949 merupakan Technical Specification yang dikeluarkan oleh ISO sebagai sistem manajemen mutu untuk industri otomotif. Sebagaimana jenis-jenis standar yang dikeluarkan oleh The International Organization for Standardization, ISO/TS 16949 mempunyai konsep perbaikan berkesinambungan, pengendalian terhadap rantai pasok, tindakan perbaikan dan pencegahan.

ISO/IEC 17025
ISO/IEC 17025 merupakan suatu standar yang berisi persyaratan untuk diterapkan oleh suatu lembaga pengujian atau laboratorium. Kata kunci yang dikendalikan dalam standar ini adalah kompetensi laboratorium pengujian dan kalibrasi. Keberadaan standar ini sangat penting terutama untuk memastikan validitas dan akurasi hasil pengujian yang berkaitan dalam bidang kesehatan, perdagangan, produksi sampai upaya perlindungan pelanggan.
Laboratorium pengujian dan kalibrasi biasanya dituntut untuk menerapkan ISO/IEC 17025 dalam kegiatannya sampai dilakukan proses akreditasi. Akreditasi ISO/IEC 17025 terhadap suatu laboratorium pengujian atau lembaga kalibrasi akan meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap hasil uji atau kalibrasi yang dikeluarkannya.

ISO 13485
ISO 13485 Medical Devices - Quality Management System - Requirements for Regulatory Purposes adalah standar sistem manajemen mutu yang paling diterima di seluruh dunia diperuntukkan bagi industri peralatan medis (medical devices). Standar ini didasari dari ISO 9001, tetapi mencakup persyaratan tambahan khusus untuk sektor bisnis peralatan medis/ alat kesehatan. Penerapan ISO 13485 dapat membantu mengurangi risiko tak terduga dan dapat meningkatkan manajemen perusahaan. Hal ini berlaku tidak hanya untuk perusahaan yang memproduksi peralatan kesehatan, tetapi juga untuk perusahaan yang mendistribusikan dan menggunakan peralatan kesehatan tersebut. Standar ini bertujuan untuk meningkatkan reputasi organisasi di mata pelanggan dan pemerintah.

ISO 50001
ISO 50001 adalah sebuah standar untuk sistem manajemen energi. Standar tersebut bertujuan membantu organisasi dalam membangun sistem dan proses untuk meningkatkan kinerja, efisiensi, dan konsumsi energi. Standar tersebut berlaku bagi semua jenis dan ukuran organisasi. ISO 50001 dirancang untuk membantu organisasi agar lebih baik dalam menggunakan aset energinya, untuk mengevaluasi dan memprioritaskan penggunaan teknologi hemat energi, serta untuk mendorong efisiensi pada seluruh rantai suplai. ISO 50001 juga dirancang agar dapat terintegrasi dengan standar manajemen lain, terutama ISO 14001 (Sistem Manajemen Lingkungan) dan ISO 9001 (Sistem Manajemen Mutu).
Paparan diatas membahas beberapa jenis standar yang lazim diterapkan oleh perusahaan-perusahaan dalam upaya meningkatkan kinerjanya.

OHSAS 18001
OHSAS 18001:2007 adalah suatu standar internasional untuk Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja. Diterbitkan tahun 2007, menggantikan OHSAS 18001:1999, dan dimaksudkan untuk mengelola aspek kesehatan dan keselamatan kerja (K3). OHSAS 18001:2007 menyediakan kerangka bagi efektifitas manajemen K3 termasuk kesesuaian dengan peraturan perundang-undangan yang diterapkan pada aktivitas-aktivitas anda.

Bimtek ke-4 ISO Dinas Pendidikan Kota Kediri (Selasa, 2 April 2013)

IWA-2 : Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 pada Lembaga Pendidikan

Lembaga Pendidikan umumnya sangat identik dengan tumpukan berkas-berkas arsip. Menurut standar seri ISO 9000, Dokumentasi merupakan sesuatu yang jauh lebih luas dari pada sekedar arsip, catatan, (dan tentu saja foto-foto yang mungkin sempat Anda bayangkan). Dan ketika Lembaga Pendidikan berupaya untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001, maka Lembaga Pendidikan perlu menetapkan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutunya sesuai persyaratan standar sebagai landasan penerapan dan peningkatan mutu yang berkesinambungan.

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 sebagai Standar yang generik memerlukan dokumentasi dengan intepretasi yang tepat sesuai bidang layanannya serta penerapannya membutuhkan strategi agar diterima dan dijalankan oleh semua “Civitas Academica”. Bagi Lembaga Pendidikan yang belum menerapkan ISO 9001 atau yang sudah menerapkan ISO 9001 dapat meningkatkan kinerjanya dengan acuan IWA-2 (International Workshop Aggreement – 2), yaitu standar yang memandu secara khusus untuk lembaga pendidikan dan yang terkait dengan bidang pendidikan.

Pelatihan ini akan mengarahkan dan memberi kepahaman kepada peserta dalam menyiapkan dan menyusun dokumentasi yang teruji sebagai dasar penerapan dan evaluasi, serta strategi penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dan IWA-2 bagi Lembaga Pendidikan yang berkomitmen menghasilkan produk dan layanan bermutu serta kinerja yang tinggi.

Manfaat Menerapkan ISO 9001/IWA-2 

•  Memahami secara benar, konseptual, dan komprehensif tentang persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001
• Memahami kebijakan-kebijakan Lembaga Pendidikan yang perlu dituangkan dalam dokumen SMM ISO 9001 berdasar panduan IWA-2
• Memahami langkah-langkah untuk membentuk dan mengembangkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 berdasar panduan IWA-2
• Memahami kebutuhan sumber daya untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 berdasar panduan IWA-2
• Memahami bentuk-bentuk implementasi SMM ISO 9001 berdasar panduan IWA-2 pada Lembaga Pendidikan
• Memahami “Continuous Quality Improvement” dalam implementasi SMM ISO 9001 berdasar panduan IWA-2 pada Lembaga Pendidikan
• Memahami proses sertifikasi dan lembaga sertifikasi Sistem Manajemen Mutu di Indonesia & Internasional

Buku "ISO 9001:2008: DOCUMENT DEVELOPMENT COMPLIANCE MANUAL (For Management Education System)

Mutu merupakan kata kunci dalam Era-Globalisasi yang ditandai dengan begitu banyaknya persaingan yang ketat pada saat ini. Keberhasilan sekolah Anda dalam upaya untuk menjadi pemenang dalam kompetisi khususnya dalam dunia pendidikan sangat ditentukan oleh nilai tambah dan kemampuan sekolah Anda dalam mengelola dan meningkatkan sumberdaya yang dimiliki oleh sekolah Anda sendiri. Maka sekolah Anda harus menyadari bahwa dalam proses perencanaan untuk memenuhi 8 standar pendidikan serta memenuhi harapan-harapan masyarakat, sekolah Anda wajib untuk mengimplementasikan SMM ISO 9001:2008 yang fokus pada kepuasan warga sekolah menuju standar mutu pelayanan pendidikan.

Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO9001:2008 di sekolah Anda adalah hal yang sangat penting. Mengapa demikian? Karena SMM ISO9001:2008 memfokuskan pada peningkatan layanan pendidikan dari semua sektor layanan yang ada di sekolah Anda mulai dari WMM (wakil manajemen mutu), kurikulum, sarpras, humas, kesiswaan, SBI, BP/BK, Korma ...untuk mendapatkan nilai tambah yang lebih baik,  mulai dari sistem administrasi pada semua sektor layanan di sekolah Anda, memiliki pengendalian pengarsipan, memiliki prosedur kerja yang oprasional dan terukur, memiliki acuan baku yang disepakati oleh semua warga sekolah, sehingga sekolah Anda dipastikan memiliki kinerja yang terukur dan terencana dengan jelas bahwa apapun yang dikerjakan pasti jelas hasilnya.

Oleh karena itu, ada hal yang sangat penting bahwa penerapan SMM ISO9001:2008 bukan hanya untuk memenuhi 8 standar pendidikan yang memenuhi kebutuhan masyarakat, namun juga untuk kepentingan sekolah Anda sendiri untuk mendapatkan nilai tambah yang lebih pada produk yang sama dengan lembaga-lembaga yang lain. Maka tugas sekolah Anda yang sudah menerapkan SMM ISO9001:2008 wajib untuk menjadi sekolah referensi bagi lembaga lain, jika sekolah Anda sudah mampu WIN (memenangkan) lembaga lain menjadi jagonya mutu seperti sekolah Anda, maka saya katakan bahwa sekolah Anda telah menemukan kekuatannya dengan SMM ISO9001.

Pertanyaan saya: Apakah bisa sekolah Anda menjadi jagonya mutu? Jawabnya pasti BISA. Saya memastikan sekolah Anda dengan berjuang keras serta dibina oleh konsultan yang prima pasti meraih apa yang sekolah Anda mau.

Dapatkan segera Buku ini di Toko- toko terdekat atau hubungi kami Prima Edukasi

Prinsip Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dibangun atas 8 (delapan) prinsip. Kedelapan prinsip yang merupakan ruh dari standar ISO 9001:2008 ini dituangkan dalam bentuk klausul-klausul (persyaratan) sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 yang juga berjumlah 8 (delapan) klausul. Kedelapan prinsip itu adalah:

1. Fokus Pada Pelanggan

Keberlangsungan suatu perusahaan sangatlah bergantung kepada pelanggannya. Oleh karena itu, pelanggan menjadi salah satu fokus penting yang harus diperhatikan. Perusahaan yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 diharuskan memiliki strategi khusus untuk teruse menerus memantau kepuasan pelanggan. Beberapa hal yang harus dilakukan terkait prinsip ini adalah:

• Meneliti dan memahami kebutuhan dan harapan pelanggan
• Memastikan bahwa tujuan organisasi selaras dengan kebutuhan dan harapan pelanggan.
• Mengkomunikasikan pentingnya memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan di seluruh tingkatan organisasi.
• Mengukur kepuasan pelanggan (survey kepuasan pelanggan) dan menindaklanjuti hasilnya.
• Memastikan pendekatan yang seimbang antara kepuasan pelanggan dan kepuasan pihak berkepentingan lainnya (seperti pemilik, karyawan, pemasok, pemodal, masyarakat lokal dan masyarakat secara keseluruhan).

2. Kepemimpinan

Pemimpin merupakan elemen terpenting di dalam suatu organisasi. Keberhasilan suatu

organisasi biasanya dimulai dari kecakapan pemimpin dalam memaksimalkan potensi sumber

daya yang dimilikinya. Beberapa hal yang harus dilakukan terkait dengan prinsip ini adalah:

• Memperhatikan kebutuhan semua pihak yang berkepentingan termasuk pelanggan, pemilik, karyawan, pemasok, pemodal, masyarakat lokal dan masyarakat secara keseluruhan.
• Membangun visi yang jelas tentang masa depan organisasi.
• Menetapkan tujuan dan target yang SMART (Spesific, Measurable, Achievable, Realistic, Time Target)
• Menyediakan Sumberdaya yang diperlukan baik Sumber daya manusia atau assset.
• Memberikan pelatihan-pelatihan untuk meningkatkan kompetensi karyawan

3. Keterlibatan Karyawan

Sebaik apapun strategi yang ditetapkan pihak manajemen tidak akan ada gunanya bila tidak

diamini oleh seluruh karyawan yang ada di organisasi. Oleh karena itu, peran aktif dari

karyawan sangat dibutuhkan untuk keberhasilan implementasi sistem manajemen mutu.

Beberapa hal yang harus dilakukan untuk prinsip ini adalah:

• Setiap karyawan harus memahami pentingnya kontribusi dan peran mereka dalam organisasi.
• Setiap karyawan harus mengidentifikasi hambatan terhadap kinerja mereka.
• Setiap karyawan harus memahami tugas dan tanggung jawab mereka.
• Setiap karyawan harus secara aktif mencari kesempatan untuk meningkatkan kompetensi, pengetahuan dan pengalaman.
• Setiap karyawan bebas berbagi pengetahuan dan pengalaman.

4. Pendekatan Proses

Sebuah hasil yang hendak dicapai akan lebih efisien diraih ketika kegiatan-kegiatan dan

sumberdaya terkait dikelola sebagai suatu kesatuan proses yang tidak dapat dipisahkan. Ini juga

berarti bahwa yang terpenting dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 adalah proses

bukan hasil. Artinya, target yang tidak tercapai bukanlah masalah majour yang tidak dapat

dimaafkan selama kegagalan tersebut dianalisis dan dilakukan perbaikan ke depannya.

Beberapa hal yang harus dilakukan terkait prinsip ini adalah:

• Mendefinisikan dan menetapkan semua kegiatan yang diperlukan untuk memperoleh hasil yang diinginkan.
• Menetapkan tanggung jawab yang jelas dan akuntabilitas untuk mengelola kegiatan kunci (utama) organisasi.
• Menganalisis dan mengukur dari kemampuan kegiatan kunci.
• Mengidentifikasi interaksi proses antara suatu bagian dengan bagian yang lain di dalam organisasi.
• Berfokus pada faktor-faktor seperti sumber daya, metode, dan bahan-bahan yang akan meningkatkan kegiatan kunci dari organisasi.
• Mengevaluasi risiko, konsekuensi dan dampak dari kegiatan pada pelanggan, pemasok dan pihak berkepentingan lainnya.

5. Pendekatan Sistem Pada Manajemen

Mengidentifikasi, memahami dan mengelola proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem memberikan kontribusi pada efektifitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan organisasi. Beberapa hal yang harus dilakukan terkait prinsip ini:

• Penataan sistem untuk mencapai tujuan organisasi dengan cara yang paling efektif dan efisien.
• Memahami keterkaitan antara proses-proses dalam suatu sistem.
• Menyelaraskan dan mengintegrasikan proses-proses yang ada.
• Memberikan pemahaman yang lebih baik tentang peran dan tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai tujuan bersama dan dengan demikian mengurangi hambatan lintas-fungsional.
• Memahami kemampuan organisasi dan menetapkan kendala sumber daya sebelum mengambil tindakan.
• Terus meningkatkan sistem melalui pengukuran dan evaluasi.

6. Perbaikan yang terus menerus

Perbaikan berkesinambungan dari kinerja keseluruhan organisasi harus menjadi tujuan tetap organisasi. Ini juga berarti bahwa organisasi tidak boleh puas terhadap hasil yang dicapai. Harus selalu ada peningkatan performa dari tahun ke tahun. Beberapa hal yang harus dilakukan tekait prinsip ini adalah:

• Secara periodik melakukan pemeriksaan sistem seperti menjalankan kegiatan inetranal audit
• Secara periodik mengadakan rapat khusus yang membahas masalah yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu (biasa disebut rapat tinjauan manajemen).

7. Pendekatan Faktual pada Pengambilan Keputusan

Keputusan yang efektif adalah keputusa didasarkan pada analisis data dan informasi yang benar. Hal yang harus dilakukan terkait prinsip ini adalah:

• Memastikan bahwa data dan informasi yang ada cukup akurat dan dapat diandalkan.
• Membuat data yang dapat diakses oleh mereka yang membutuhkannya.
• Menganalisis data dan informasi menggunakan metode yang valid.
• Membuat keputusan dan mengambil tindakan berdasarkan pada analisis faktual, seimbang dengan pengalaman dan intuisi.

8. Hubungan yang Saling Menguntungkan dengan Pemasok

Suatu organisasi dan pemasoknya adalah saling tergantung dan hubungan yang saling menguntungkan dan meningkatkan kemampuan keduanya untuk mencapai target. Mutu produk atau jasa yang diberikan oleh pihak ketiga (vendor, rekanan, supplier) sangat mempengaruhi mutu akhir produk (barang maupun jasa) suatu organisasi. Oleh karena itu, memantau kinerja pemasok merupakan hal yang sangat ditekankan dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Hal yang harus dilakukan terkait prinsip ini adalah:

• Membangun hubungan yang menyeimbangkan keuntungan jangka pendek dengan pertimbangan jangka panjang.
• Melakukan seleksi dan evaluasi terhadap semua pemasok produk (barang / jasa) yang mempengaruhi hasil akhir produk (barang/jasa) organisai.

Demikianlah 8 (delapan) prinsip Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang menjadi dasar-dasar penerapan ISO 9001:2008. 8 prinsip ini bagaikan Pancasila sedangkan 8 klausulnya merupakan Undang-undang dasarnya. 8 prinsip ini bila diterapkan seutuhnya maka akan mampu membantu organisasi anda dalam meraih apa yang menjadi target organisasi anda.

Salam Semangat,

Budaya Kerja 5S : Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke

Pernah mengalami kejadian di ruangan kerja anda dimana Anda sulit menemukan barang yang anda cari? Padahal barang tersebut adalah barang yang memang senantiasa digunakan seperti pulpen atau buku catatan? Atau lupa dimana anda meletakkan barang-brang yang jarang digunakan? Apalagi jika banyak barang yang rusak dan tergeletak dan tidak tahu kapan akan diperbaiki, belum lagi barang yang bisa langsung dipakai tetapi tidak tahu kapan akan dipakainya, apakah besok, bulan depan, atau mungkin satu tahun lagi. Akhirnya habis waktu hanya untuk mempertimbangkan mau diapakan barang tersebut. Bagaimana kita menata sebuah ruangan atau kantor agar terlihat bersih, enak dilihat dan mempermudah kita mencari barang atau alat yang akan kita gunakan dan agar barang atau alat tersebut selalu dalam kondisi terawat dan siap digunakan kapan saja?. Hal ini tidaklah mudah. Namun, 5S dapat memberi jawaban untuk kita, karena 5S merupakan teknik penanganan yang tepat untuk rumah, pabrik dan dimana saja. 5S berpengaruh langsung terhadap produktivitas

Apa itu 5S?

5S adalah istilah Jepang untuk menggambarkan secara sistematik praktek housekeeping yang baik. Berasal dari Jepang dan terbukti efektif dibeberapa negara. Penataan  Housekeeping dikenal sebagai awal dan merupakan pendekatan paling efektif dalam membangun suatu bangunan dalam beberapa usaha peningkatan produktivitas dan dapat diterapkan secara kombinasi dengan sistem manajemen lain. 5S adalah singkatan dari 5 kata dalam bahasa jepang yang diawali oleh huruf S; Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Dalam bahasa Indonesia, kita bisa menterjemahkan 5S sebagai 5R; Seiri (Ringkas), Seiton (Rapi), Seiso (Resik),  Seiketsu (Rawat), Shitsuke (Rajin).  5S adalah filosofi dan cara bagi suatu organisasi dalam mengatur dan mengelola ruang kerja dan alur kerja dengan tujuan efesiensi dengan cara mengurangi adanya buangan (waste) baik yang bersifat barang atau peralatan maupun waktu.

Seiri (Ringkas)

Membedakan antara yang diperlukan dan yang tidak diperlukan serta membuang yang tidak diperlukan: “Singkirkan Barang-barang yang tidak diperlukan dari tempat kerja”

Seiton (Rapi)

Menentukan tata letak yang tertata rapi sehingga kita selalu menemukan barang yang diperlukan: ”

“Setiap barang yang berada di tempat kerja mempunyai tempat yang pasti”

Seiso (Resik)

Menghilangkan sampah kotoran dan barang asing untuk memperoleh tempat kerja yang lebih bersih.  Pembersihan dengan cara inspeksi: “Bersihkan segala sesuatu yang ada di tempat kerja”

Seiketsu (Rawat)

Memelihara barang dengan teratur rapi dan bersih juga dalam aspek personal dan kaitannya dengan polusi:”Semua orang memperoleh informasi yang dibutuhkannya di tempat kerja, tepat waktu”

Shitsuke (Rajin)

Melakukan sesuatu yang benar sebagai kebiasaan: “Lakukan apa yang harus dilakukan dan jangan melakukan apa yang tidak boleh dilakukan”

Tujuan Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

Selama menjadi konsultan ISO, Prima Edukasi Consultant  banyak klien yang  berpikir bahwa sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dapat meningkatkan profit dari suatu perusahaan padahal bila kita melihat klausul-klausul ISO 9001:2008 tak ada satu pun klausul yang membahas urusan finansial. Klausul-klausul ISO 9001:2008 seluruhnya hanyalah membahas masalah sistem; bagaimana membuat target; menjabarkan action plan; membuat perencanaan; melakukan apa yang telah direncanakan; dan mengevaluasi hasil. Kesemua hal ini sejatinya baik secara langsung maupun tak langsung tentu dapat meningkatkan profit meskipun sudah barang tentu ini berkaitan erat dengan keberhasilan tim marketing atau sales dalam menggaet pelanggan. Namun yang perlu ditekankan adalah bahwa ISO 9001:2008 tidak menjamin hal tersebut. Lalu apa sebetulnya yang menjadi tujuan diterapkannya sistem manajemen mutu ISO 9001:2008?

Ada 3 hal yang dijamin oleh ISO 9001:2008 sebagai keuntungan bagi organisasi  yang menerapkan ISO 9001:2008 yang terangkum dalam 3C: comply, consistent, continual improvement.

1. Comply to Requirements (memenuhi persyaratan)

Organisasi yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dijamin dapat memenuhi persyaratan baik yang ditetapkan oleh perundang-undangan terlebih lagi persyaratan pelanggan. Organisasi yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dituntut untuk meninjau semua peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan ruang lingkup pekerjaan organisasi tersebut. Terkait dengan persyaratan pelanggan, ada beberapa hal yang dilakukan berdasarkan klausul-klausul ISO 9001:2008 diantaranya:

• Meninjau Persyaratan Pelanggan: Melakukan tinjauan terhadap permintaan pelanggan terkait kemampuan memenuhi permintaan pelanggan sebelum menyetujui kontrak.  Pemenuhan persyaratan pelanggan di sini termasuk penanganan produk (bila diminta) dan target waktu pengiriman produk.
• Menanangani Keluhan Pelanggan: setiap keluhan harus dimonitor dengan baik  dengan cara dicatat dan ditindaklanjuti. Bila perlu ditetapkan waktu respon untuk setiap keluhan yang masuk.
• Melakukan Survey Kepuasan Pelanggan: dalam selang waktu tertentu, harus  dilaksanakan survey kepuasan pelanggan untuk mengetahui persepsi pelanggan terhadap mutu produk (barang/jasa) yang diberikan oleh organisasi.

2. Consistency of Product (Produk Konsisten)

Organisasi yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dijamin dapat menghasilkan produk (barang/jasa) yang konsisten; mutu dan spesifikasinya sama persis dan produk dihasilkan oleh suatu sistem yang konsisten bukan secara kebetulan. Produk yang konsisten ini dihasilkan dengan 4M (Man, Method, Machine, Material) yang konsisten pula. Kombinasi dari karyawan yang memiliki kompetensi yang merata, peralatan yang selalu siap digunakan, pasokan material yang bermutu serta prosedur kerja yang jelas akan menghasilkan produk yang konsisten.

3. Continual Improvement (Perbaikan Berkesinambungan)

Diantara salah satu prinsip ISO 9001:2008 yang paling dominan adalah prinsip tentang perbaikan yang berkesinambungan. Maksudnya, organisasi tidak boleh puas dengan pencapaian hasil yang sudah sesuai target melainkan terus menerus meningkatkan target setiap tahunnya. Target-target yang tidak tercapai harus dianalisis dan dievaluasi untuk mengetahui root cause dan tindakan perbaikannya. Begitupun dengan masalah-masalah yang  terjadi perlu dicatat dan dikendalikan, dianalisis, dievaluasi dan diberikan tindakan perbaikannya. Setiap keadaan yang dianggap menjadi potensi ketidaksesuaian di masa mendatang harus dianalisis dan diberikan tindakan pencegahannya.

Demikianlah 3 hal yang menjadi tujuan implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. ISO 9001:2008 memang hanya menjamin hal-hal yang sifatnya sistemik bukan finansial. Meskipun sudah barang tentu, perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9001:2008 memiliki “nilai lebih” di mata pelanggan,  mendapat “nilai lebih” saat mengikuti tender, dan dapat dengan leluasa mengekspor produknya ke luar negeri.

Salam Semangat,